Memilih Standar Mutu Eksternal

Penting untuk diingat bahwa memperoleh sebuah tanda atau standar mutu tidak berarti sudah menjamin keberadaan mutu dengan sendirinya. Walaupun demikian, tanda atau standar mutu dapat menegakkan kedisiplinan, penilaian eksternal, dan proses yang jelas untuk memperoleh mutu. Tanda atau standar tersebut juga memiliki nilai publisitas potensial yang luar biasa dalam suatu institusi dan publik umum. Sebagai pemasaran internal mutu, pesan merupakan hal yang sangat penting. Dan mendapatkan standar nasional maupun internasional, merupakan nilai tambah yang bisa dipergunakan dalam penyampaian pesan tersebut.

The Citizen's Charter (Piagam Citizen)

Piagam Citizen memiliki publisitas yang luas, dan pada tahun 1992, setelah melaksanakan pemilihan umum internalnya, lembaga tersebut memiliki Kabinet Menteri sendiri. Piagam tersebut merupakan program yang dirancang untuk meningkatkan pelayanan terhadap publik dan menyediakan pilihan bagi mereka. Piagam tersebut melakukan publikasi secara detail tentang pelayanan seperti yang diinginkan publik dan menjelaskan kepadda mereka tentang prosedur komplain yang tepat. Prinsip dasar piagam tersebut mencakup semua layanan publik termasuk pendidikan. Dalam pendidikan,

The European Quality Award (Penghargaan Mutu Eropa)

Penghargaan Mutu Eropa diperkenalkan pada tahun 1991 dalam pertemuan Forum Manajemen Mutu Eropa di Paris. Forum tersebut merupakan organisasi baru yang dibentuk pada tahun 1988 oleh 14 perusahaan besar Eropa. Sekarang telah berkembang menajdi 170 perusahaan yang bertujuan untuk merangsang dan membantu perusahaan-perusahaan Eropa dalam mengembangkan mutu terpadu. Komisi Eropa memainkan peran penting dalam pembangunannya. Tujuan dari forum dan Penghargaan tersebut adalah untuk mendorong perkembangan TQM. Penghargaan tersebut bertujuan untuk menghargai organisasi-organisasi yang memberikan perhatian besar terhadap mutu terpadu, dan mendorong yang lain untuk mengikuti percontohan mereka. Penghargaan Mutu Eropa juga bukan sebuah standar mutu, melainkan sebuah hadiah dari sebuah kompetisi seperti halnya Hadiah Deming di Jepang dan Hadiah Baldridge di Amerika. Penghargaan Mutu Eropa tersebut merupakan

The Malcolm Baldridge Award ( Hadiah Malcolm Baldridge)

Hadiah Malcolm Baldridge adalah penghargaan Amerika yang setara dengan Hadiah Deming. Penghargaan tersebut didirikan oleh kongres Amerika pada tahun 1987. Hadiah Baldridge bukan sebuah standar, namun seperti halnya Hadiah Deming, ia merupakan sebuah penghargaan tahunan di Amerika. Penghargaan tersebut dirancang untuk menghargai perusahaan-perusahaan Amerika yang unggul dalam prestasi mutu dan manajemen mutu. Penghargaan tersebut dirancang untuk mempromosikan beberapa hal berikut ini:

The Deming Prize (Hadiah Deming)

Hadiah Deming adalah penghargaan mutu tingkat nasional di Jepang. Penghargaan tersebut dibahas disini untuk memberikan indikasi kriteria mutu yang tiap tahun diterapkan untuk menemukan perusahaan bermutu terkemuka di Jepang. Karena Jepang unggul dalam mutu, maka banyak pelajaran penting yang bisa dipelajari dari Hadiah Deming. Penghargaan mutu nasional Jepang tersebut diluncurkan pada tahun 1951. Dana untuk penghargaan ini dikumpulkan dari royalti kuliah pengukuhan Dr. Deming di Jepang.

INVESTOR in PEOPLE

Investor in People (IIP) diluncurkan pada bulan oktober 1991. Ia berbeda dari BS5750. IIP adalah sebuah standar bagi pengembangan dan pelatihan sumber daya manusia yang dengan mudah bisa dikembangkan bersama TQM (Total Quality Management). Investor in People diwarisi oleh Department of Employment (Departemen Ketenagakerjaan) dan standarnya telah dikembangkan oleh National Training Task Force. IIP telah diatur dan diawasi secara lokal oleh Training and Enterprise Councils and Local Enterprise Companies di Skotlandia, kecuali beberapa perusahaan yang secara langsung diawasi oleh Department of Employment. Salah satu kekurangannya adalah bahwa ia merupakan standar Inggris Raya yang tidak sejajar dengan standar internasional, dan kekurangannya pengakuan internasional dapat menghalangi beberapa organisasi untuk memperoleh pengakuan secara luas.

PEDOMAN BS7850 UNTUK TQM

British Standard Institution mengembangkan pertunjuk dan arahan dalam mengembangkan TQM dalam BS7850, British Standard Guide to Total Quality Management. BS7850 bukan standar, dan tidak memiliki sebuah sistem penilaian pihak ketiga seperti yang dimiliki BS5750. BS7850 tidak dirancang untuk menjadi pemberi petunjuk dan penentu. Ia merupakan pedoman pendekatan dan metodologi yang dilakukan sebuah organisasi untuk mengadopsi TQM.

RISET PASAR

Riset pasar yang baik merupakan unsur penting dalam mengimplementasikan TQM (Total Quality Management). Riset ini adalah cara utama untuk mendengarkan pelanggan, dan calon pelanggan. Ini mungkin terdengar sedikit blak-blakan, namun jika pendekatan TQM direnungkan kembali, maka mutu menurut apa yang dirasakan pelanggan harus ditetapkan. Kalimat 'mutu yang dirasa (perceived quality)' tersebut, tidak akan berarti apa-apa tanpa riset pasar. Riset pasar dapat digunakan untuk menentukan isu-isu mutu melalui sudut pandang pelanggan. Riset tersebut akan memberikan data

VISI, MISI, NILAI-NILAI, DAN TUJUAN

Sebagian besar organisasi membedakan visi, misi, nilai-nilai dan tujuan mereka. Mereka membedakan hal-hal tersebut dengan maksud untuk memperjelas jenis institusi seperti apa yang mereka harapkan nantinya dan memperjelas arah mana yang hendak mereka tuju.

Visi

Statement visi mengisyaratkan tujuan puncak dari sebuah institusi dan untuk apa visi itu dicapai. Visi harus singkat, langsung dan menunjukkan tujuan puncak institusi, misalnya: 'Seluruh pelajar kita akan sukses'. Misalnya juga visi dalam dunia komersial, seperti 'IBM adalah layanan', atau visi Disneyland 'Kami menciptakan kegembiraan'. Beberapa organisasi membuat visi yang pendek, singkat dan mudah diingat kemudian mengembangkan visi tersebut dengan sekumpulanstatement yang menjadikan visi tersebut sempurna. Untuk institusi pendidikan, kalimat seperti 'Menyediakan Standar Belajar yang Unggul' bisa menjadi sebuah statemen visi yang tepat.

MANAJEMEN MUTU STRATEGIS

Perencanaan strategis memungkinkan formulasi prioritas-prioritas jangka panjang dan perubahan institusional berdasarkan pertimbangan rasional. Tanpa strategi, sebuah institusi tidak akan bisa yakin bagaimana mereka bisa memanfaatkan peluang-peluang baru. Perlunya upaya-upaya strategis tersebut tidak hanya untuk mengembangkan rencana instansi. Signifikansi yang nyata adalah bahwa ia menjauhkan perhatian manajer senior dari isu-isu harian dan menekankan sebuah pengujian kembali terhadap tujuan utama institusi dalam hubungannya dengan pelanggannya.

Tidak ada rangkaian aktivitas yang khusus dalam mengupayakan perencanaan strategis, meskipun berangkat dari hal yang bersifat filososfis menuju yang bersifat praktis bisa menjadi salah satu cara yang masuk akal. Meskipun demikian, menggunakan sebuah pendekatan yang sistematis dalam merencanakan masa depan institusi merupakan hal yang penting. Strategi harus didasarkan pada kelompokkelompok pelanggan dan harapan-harapan mereka yang bervariasi, selanjutnya adalah dengan mengembangkan kebijakan-kebijakan serta rencana-rencana yang dapat mengantarkan instansi pada pencapaian misi dan visinya.

PERENCANAAN MUTU

Mutu tidak terjadi begitu saja. Ia harus direncanakan. Mutu harus menjadi bagian penting dari strategi institusi, dan harus didekati secara sistematis dengan menggunakan proses perencanaan strategis. Perencanaan strategis merupakan salah satu bagian penting dari TQM (Total Quality Management). Tanpa arahan yang jelas, sebuah institusi tidak dapat merencanakan peningkatan mutu. Poin pertama dari 14 poin Deming adalah 'menciptakan tujuan secara konstan'. Hal yang harus mendasari strategi tersebut adalah konsep yang memperkuat fokus terhadap pelanggan. Perlu diingat bahwa sebuah visi strategis yang kuat merupakan salah satu faktor kesuksesan yang sangat penting bagi institusi manapun.

RENCANA STRATEGIS

Rencana strategis, kadang kala disebut dengan rencana pengembangan usaha atau institusi, yang merinci tolok ukur yang kelak digunakan institusi dalam mencapai misinya. Rencana strategis biasanya disusun dalam skala waktu menegah, di atas tiga tahun. Tujuannya adalah untuk memberi sebuah pedoman dan arahan kepada institusi. Akan tetapi, rencana tersebut bukan merupakan instrumen yang kaku. Ia harus dimodifikasi jika peristiwa penting, baik internal maupun eksternal, membutuhkannya. Dalam sebuah pasar pendidikan yang kompetitif, produksi rencana strategis adalah hal yang sangat penting. Tanpa rencana tersebut institusi akan menjadi kurang terarah.

PERISTIWA KUNCI

Faktor-faktor penting sebuah kesuksesan, kadangkala disebut peristiwa kunci, adalah  indikator-indikator menyangkut hal-hal apa saja yang harus dicapai oleh sebuah institusi yang ingin memenuhi kebutuhan pelanggan dan statemen misinya. Faktor-faktor tersebut adalah tahap lanjut proses strategi dan memberikan sebuah panduan tentang karakteristik inti mutu institusi. Ia serupa tapi tidak identik dengan indikator prestasi pada umumnya. Indikator prestasi biasanya muncul dari pihak eksternal dan tidak selalu berhubungan secara spesifik dengan statement misi atau keperluan pelanggan sebuah institusi. Sementara faktor-faktor penting kesuksesan adalah aktivitas kunci yang digunakan institusi

ANALISA SWOT

SWOT adalah singkatan dari Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats (Kekuatan, Kelemahan, Peluang dan Ancaman). Analisa SWOT sudah menjadi alat yang umum digunakan dalam perencanaan strategis pendidikan, namun ia tetap merupakan alat yang efektif dalam menenempatkan potensi institusi. SWOT dapat dibagi kedalam dua elemen analisa internal yang berkonsentrasi pada prestasi institusi itu sendiri, dan analisa lingkungan.

Uji kekuatan dan kelemahan pada dasarnya merupakan audit internal tentang seberapa efektif performa institusi. Sementara peluang dan ancaman berkonsentrasi pada konteks eksternal atau lingkungan tempat sebuah institusi beroperasi. Analisa SWOT bertujuan untuk menemukan aspek-aspek penting dari hal-halt tersebut di atas: Kekuatan, Kelemahan, Peluang dan Ancaman. Tujuan pengujian ini adalah untuk memaksimalkan kekuatan, meminimalkan kelemahan, mereduksi ancaman dan membangun peluang.

Pendidikan Harus Mempertimbangkan BS5750

BS5750 dan ISO9000 adalah alat pemasaran yang sangat jitu bagi organisasi dengan menunjukkan logo registrasinya. BS5750 identik dengan standar Eropa EN29000, standar mutu internasional ISO9000, dan standar mutu Amerika Serikat Q90. Perbandingan tersebut adalah sebagai tambahan informasi bagi lembaga-lembaga yang berkeinginan untuk membina hubungan atau kontrak internasional.

BS5750 DAN ISO9000

Standar mutu Inggris BS5750 dan standar mutu internasional ISO9000, baru-baru ini medapat perhatian serius dari dunia pendidikan. Dua standar tersebut mendapatkan perhatian serius terutama dari Amerika dan Eropa. Sekitar 17.000 perusahaan di Inggris sudah terdaftar pada BS5750. Hal ini tidak mengejutkan mengingat bahwa para ahli pendidikan disana memiliki kesadaran untuk menerapkan standar tersebut ke dalam institusi mereka. Pertumbuhan gerakan Kerjasama Pendidikan dan Bisnis (Education Business Partnership) telah berhasil merangsang ketertarikan dan perhatian masyarakat terhadap berbagai metodologi bisnis, termasuk BS5750.